Bewerber verwalten

Bewerbungseingang

Sobald sich jemand auf eine deiner Stellen bewirbt, erscheint die Bewerbung automatisch im System. Du erhältst eine E-Mail-Benachrichtigung und siehst die neue Bewerbung auf deinem Dashboard unter Neue Bewerbungen.

Bewerberliste aufrufen

Klicke in der Navigation auf Bewerber. Du siehst alle Kandidaten in einer Liste. Mit den Filtern oben kannst du die Ansicht eingrenzen – zum Beispiel nach Stelle, Status oder Zeitraum.

Bewerbung öffnen und prüfen

Klicke auf einen Bewerber, um die Detailansicht zu öffnen. Hier findest du:

• Profil – Kontaktdaten, Lebenslauf, Bewerbungsunterlagen
• Bewerbungen – alle Bewerbungen dieses Kandidaten auf deine Stellen
• Nachrichten – deine gesamte Kommunikation mit dem Kandidaten
• Kommentare – interne Notizen für dein Team
• Aufgaben – ToDos zu diesem Kandidaten
• Aktivitäten – vollständiger Verlauf aller Aktionen

Profil bearbeiten

Im Profil-Reiter bearbeitest du alle Stammdaten des Kandidaten:

• WYSIWYG-Splitansicht – links siehst du den Lebenslauf, rechts das Formular
• Kompetenzen – per Drag-and-Drop in die gewünschte Reihenfolge bringen
• Änderungen werden automatisch gespeichert

Status einer Bewerbung ändern

Der Status zeigt, wo sich ein Kandidat in deinem Prozess befindet.

1. Öffne die Bewerbung
2. Klicke auf den aktuellen Status (z. B. „Neu")
3. Wähle den neuen Status aus

Typischer Ablauf:

Neu → In Prüfung → Eingeladen → Gespräch → Eingestellt

oder

Neu → In Prüfung → Abgelehnt

Talent in Bewerber umwandeln

Kontakte im Talentpool können direkt in aktive Bewerber konvertiert werden:

1. Öffne den Talent-Datensatz
2. Klicke auf In Bewerber umwandeln
3. Wähle die Stelle, auf die der Kandidat beworben werden soll

Mit Bewerbern kommunizieren

Über den Reiter Nachrichten schreibst du direkt an den Kandidaten. Alle Nachrichten werden gespeichert und sind für dein Team sichtbar.

Tipp: Nutze E-Mail-Vorlagen für Standardantworten wie Eingangsbestätigungen oder Absagen. Vorlagen verwaltest du unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen.

Anruf protokollieren

Hast du mit einem Bewerber telefoniert? Klicke auf Anruf protokollieren, um das Gespräch festzuhalten:

• Wähle die Telefonnummer aus (hinterlegte Nummern werden automatisch vorgeschlagen)
• Trage den Titel der Interaktion ein
• Wähle den Interaktionstyp (z. B. Erstgespräch, Folgeanruf)

Das Gespräch erscheint anschließend im Aktivitätenverlauf des Bewerbers.

SMS senden

Über den SMS-Button kannst du dem Bewerber eine Kurznachricht senden – direkt an seine hinterlegte Mobilnummer.

Interne Kommentare

Hinterlasse unter dem Reiter Kommentare Notizen für dein Team. Kommentare sind nur intern sichtbar – der Bewerber sieht sie nicht.

Du kannst Kollegen mit @Name erwähnen – diese erhalten dann eine Benachrichtigung.

Aufgaben anlegen

Aufgaben (ToDos) helfen dir, den Überblick zu behalten. Lege zum Beispiel eine Erinnerung für das Nachfassen nach einem Gespräch an:

1. Öffne den Bewerber
2. Klicke auf Aufgabe erstellen
3. Trage Titel, Fälligkeitsdatum und ggf. eine Notiz ein
4. Weise die Aufgabe dir oder einem Kollegen zu

Aufgaben erscheinen auch auf deinem Dashboard unter Offene Aufgaben.

Kandidatenlisten exportieren (Active Sourcing)

Du kannst Bewerberlisten als Excel-Datei exportieren – zum Beispiel für das Active Sourcing oder die interne Weiterleitung.

Bewerbung ablehnen

1. Status auf Abgelehnt setzen
2. Optional: Ablehnungsgrund auswählen
3. Absage-E-Mail versenden – inriva erstellt automatisch einen Entwurf auf Basis deiner Vorlagen

Lebenslauf automatisch auslesen (KI)

Beim Hochladen eines Lebenslaufs liest inriva die Daten automatisch aus – Name, Adresse, Berufserfahrung, Ausbildung und Fähigkeiten werden direkt in das Profil übernommen. Du musst die Daten nur noch prüfen und ggf. ergänzen.