Administration
Systemkonfiguration für Administratoren – Einstellungen, Rollen, Features und technische Einrichtung.
Diese Seite richtet sich an Administratoren. Änderungen hier betreffen das gesamte System und alle Benutzer.
Einstellungen aufrufen
Klicke in der Hauptnavigation auf Einstellungen. Als Administrator siehst du alle Tabs – persönliche Nutzer sehen nur eine Teilmenge.
Die Einstellungen sind in folgende Bereiche aufgeteilt:
| Tab | Inhalt |
|---|---|
| Portal | Logo, Farben, Schriften, Layout der Karriereseite |
| Benachrichtigungen | Standard-E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen |
| Features | Module und Funktionen ein-/ausschalten |
| Vorlagen | E-Mail- und Dokumentvorlagen |
| Regionales | Sprache, Land, Zeitzone, Lokalisierung |
| Sichtbarkeit | Was in welchen Ansichten angezeigt wird |
| Datenqualität | Pflichtfelder und Validierungsregeln |
| Prozess | Workflows und Automatisierungen |
| Integrationen | Externe Dienste verbinden |
Rollen & Berechtigungen
inriva unterscheidet mehrere Rollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten. Welche Rolle ein Benutzer hat, legst du beim Einladen fest (Einstellungen → Benutzer).
Übersicht der Rollen
| Rolle | Wer ist das? | Was kann diese Rolle? |
|---|---|---|
| Administrator | Systemverantwortlicher | Alle Einstellungen, alle Daten, Benutzerverwaltung |
| Recruiter | HR-Mitarbeiter | Stellen und Bewerbungen verwalten, Pools nutzen, Massenfunktionen |
| Disponent | Personaldienstleister | Eigene Bewerber und Kunden bearbeiten |
| Hiring Manager | Fachbereichsleiter | Kandidaten kommentieren und bewerten, eingeschränkte Ansicht |
| Salesperson | Vertrieb | Kunden, Anfragen, Angebote – CRM-Fokus |
| Talent Manager | Talentpool-Betreuung | Talentpool verwalten und Kandidaten entwickeln |
| Publisher | Stellenpublizist | Stellen veröffentlichen, keine Bewerberdaten |
| Content Editor | Redaktion | Karriereportal-Inhalte pflegen |
| Auditor | Compliance/Revision | Lesezugriff auf alle Daten, keine Änderungen |
| Datenschutzbeauftragter | DSGVO-Zuständiger | Bewerber anonymisieren, Löschanfragen, DSGVO-Dokumentation |
| Assistent | Unterstützung | Eingeschränkter Zugriff für administrative Hilfstätigkeiten |
| Standortmanager | Filial-/Niederlassungsleitung | Verwaltung einer bestimmten Niederlassung |
Jede Rolle kann nur durch einen Administrator oder Global-Administrator vergeben werden. Manche Rollen wie Global-Administrator können nicht per Einladung vergeben werden – sie werden direkt durch inriva eingerichtet.
Wer darf was?
| Aktion | Admin | Recruiter | Hiring Manager | Auditor |
|---|---|---|---|---|
| Einstellungen ändern | ✓ | – | – | – |
| Benutzer einladen | ✓ | – | – | – |
| Stellen anlegen | ✓ | ✓ | – | – |
| Bewerbungen bearbeiten | ✓ | ✓ | Kommentar | Lesen |
| Bewerber löschen | ✓ | – | – | – |
| Bewerber anonymisieren | ✓ | – | – | ✓ |
| Pools verwalten | ✓ | Nutzen | – | Lesen |
| CRM / Kunden | ✓ | ✓ | – | Lesen |
| Auswertungen | ✓ | ✓ | Eingeschränkt | ✓ |
| Feature-Toggles | ✓ | – | – | – |
Office 365 / Outlook-Integration einrichten
Die Outlook-Integration ermöglicht es allen Nutzern, E-Mails direkt aus inriva zu senden und zu empfangen. Die Einrichtung erfolgt einmalig durch einen Azure-Administrator.
Voraussetzungen
- Microsoft 365 Business- oder Enterprise-Lizenz
- Azure-Administratorrechte (Global Admin oder Application Admin)
- inriva-Administratorzugang
Schritt 1: App-Registrierung in Azure
- Melde dich im Azure-Portal an
- Navigiere zu Azure Active Directory → App-Registrierungen
- Klicke auf Neue Registrierung
- Vergib einen Namen (z. B. „inriva Recruiting")
- Wähle als Kontotyp: Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis
- Klicke auf Registrieren
Notiere nach der Registrierung:
- Anwendungs-ID (Client-ID)
- Verzeichnis-ID (Tenant-ID)
Schritt 2: Client-Secret erstellen
- Öffne die App-Registrierung → Zertifikate & Geheimnisse
- Klicke auf Neuer geheimer Clientschlüssel
- Wähle eine Laufzeit (empfohlen: 24 Monate)
- Kopiere den Wert – er wird nur einmal angezeigt
Schritt 3: API-Berechtigungen hinzufügen
- Navigiere zu API-Berechtigungen → Berechtigung hinzufügen → Microsoft Graph
- Wähle Anwendungsberechtigungen und füge hinzu:
Mail.ReadWriteMail.SendCalendars.ReadWriteUser.Read.All
- Klicke auf Berechtigung hinzufügen
Schritt 4: Admin-Einwilligung erteilen
Dieser Schritt erfordert globale Azure-Administratorrechte. Ohne Admin-Consent funktioniert die Integration nicht – auch nicht nach korrekter App-Registrierung.
- Klicke unter API-Berechtigungen auf Administratorzustimmung erteilen für [Organisation]
- Bestätige mit Ja
- Alle Berechtigungen sollten jetzt Erteilt anzeigen
Schritt 5: Zugangsdaten in inriva hinterlegen
Trage diese Werte unter Einstellungen → Integrationen → Office 365 ein:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Tenant-ID | Verzeichnis-ID aus Schritt 1 |
| Client-ID | Anwendungs-ID aus Schritt 1 |
| Client-Secret | Geheimnis aus Schritt 2 |
Nach der Einrichtung kann jeder Nutzer sein persönliches Postfach unter Einstellungen → Profil → E-Mail-Konto verbinden.
Benutzer verwalten
Neuen Benutzer einladen
- Navigiere zu Einstellungen → Benutzer
- Klicke auf Benutzer einladen
- Gib die E-Mail-Adresse ein und wähle eine Rolle
- Klicke auf Einladung senden
Der Benutzer legt beim ersten Login sein Passwort fest.
Zugang zurücksetzen
Wenn ein Benutzer keinen Zugang mehr hat:
- Öffne den Benutzer unter Einstellungen → Benutzer
- Klicke auf Neuen Einladungslink senden
Der Benutzer erhält einen frischen Einladungslink per E-Mail.
Etwas fehlt oder unklar?
support@inriva.com →