Pools & Kandidaten-Workflows
Bewerber in Pools organisieren, Workflows steuern und den Einstellungsprozess strukturieren.
Was sind Pools?
Pools sind Sammelgruppen für Bewerber – vergleichbar mit Ordnern in einem Bewerbungsprozess. Sie helfen dir, den Überblick zu behalten:
- Wo steht welcher Kandidat im Prozess?
- Welche Kandidaten warten auf eine Entscheidung?
- Wer wurde eingestellt, wer abgelehnt?
Jede Bewerbung kann in einem oder mehreren Pools sein. Durch das Verschieben in einen Pool wird ein Workflow ausgelöst – zum Beispiel eine automatische E-Mail oder eine Benachrichtigung.
Pools aufrufen
Navigiere in der Hauptnavigation zu Pools. Du siehst alle konfigurierten Pools als Kacheln oder Liste. Klicke auf einen Pool, um die enthaltenen Bewerber zu sehen.
Ansichten im Pool
Innerhalb eines Pools kannst du zwischen zwei Ansichten wechseln:
- Listenansicht: Tabellarisch, sortierbar, gut für große Mengen
- Kartenansicht: Kompakte Kacheln, gut für schnelle Übersichten
Du kannst Bewerber im Pool nach Name, Ort/PLZ, Niederlassung und weiteren Kriterien filtern.
Bewerber in Pools verschieben
Einzelnen Bewerber verschieben
- Öffne die Bewerbung
- Klicke auf In Pool verschieben (oder das Pool-Symbol)
- Wähle den Ziel-Pool aus der Liste
- Bestätige
Mehrere Bewerber gleichzeitig verschieben
In der Bewerberliste:
- Wähle mehrere Bewerber per Checkbox aus
- Klicke auf Aktion → In Pool verschieben
- Wähle den Ziel-Pool
- Bestätige
Jede Pool-Bewegung wird automatisch im Aktivitätenverlauf des Bewerbers protokolliert.
Pool-Typen und Workflows
Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Pools kannst du einen Workflow-Typ festlegen. Der Typ bestimmt, was automatisch passiert, wenn ein Bewerber in diesen Pool verschoben wird:
| Workflow-Typ | Was passiert automatisch |
|---|---|
| Ablehnen | Bewerber erhält eine Absage-E-Mail (aus deiner Vorlage) |
| Einstellen | Bewerber wird als eingestellt markiert |
| Abgeschlossen | Einstellungsprozess gilt als abgeschlossen |
| Bewerber benachrichtigen | Automatische Benachrichtigung an den Bewerber |
| Recruiter benachrichtigen | Automatische Benachrichtigung an den zuständigen Recruiter |
| Follower benachrichtigen | Benachrichtigung an alle, die diesem Bewerber folgen |
| Tag hinzufügen | Bewerber bekommt automatisch ein Tag |
| Löschanfrage erstellen | DSGVO-konforme Löschanfrage wird angelegt |
| Interview | Bewerber wird für ein Vorstellungsgespräch markiert |
| Blacklist | Bewerber wird gesperrt und erscheint in zukünftigen Suchen nicht mehr |
Ohne Workflow-Typ ist ein Pool ein reiner Organisationspool ohne automatische Aktion – nützlich für interne Zwischenstationen wie „Warteliste" oder „Zurückgestellt".
Pools konfigurieren (Administrator)
Navigiere zu Einstellungen → Pools, um Pools anzulegen oder zu bearbeiten.
Neuen Pool anlegen
- Klicke auf Neuer Pool
- Fülle folgende Felder aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Anzeigename des Pools (z. B. „Telefoninterview", „Angebot verschickt") |
| Beschreibung | Interne Erklärung für dein Team |
| Workflow-Typ | Automatische Aktion beim Eingang (siehe oben) |
| Farbe | Visuelle Kennzeichnung (Blau, Grün, Rot, Gelb, …) |
| Icon | Symbol für die Kachel-Ansicht |
| Position | Reihenfolge in der Pool-Übersicht |
| Hervorgehoben | Pool wird prominent dargestellt |
| Überprüfbar | Bewerber in diesem Pool können bewertet/kommentiert werden |
Zeitlimits setzen (SLA)
Für jeden Pool kannst du Zeitvorgaben setzen:
- Zielzeit: Wie lange sollte ein Bewerber maximal in diesem Pool sein?
- Maximale Zeit: Absolute Obergrenze – danach werden Bewerber als überfällig markiert
Diese Werte helfen dir, Engpässe im Prozess zu erkennen.
Statistiken und Auswertungen
In jedem Pool siehst du:
- Anzahl der Bewerber aktuell im Pool
- Geschlechterverteilung (sofern angegeben)
Globale Pool-Auswertungen findest du unter Auswertungen → Prozess-Performance.
Bewerber aus einem Pool entfernen
Du hast zwei Möglichkeiten:
| Aktion | Was passiert |
|---|---|
| Aus Pool entfernen | Bewerber verlässt den Pool, bleibt aber im System erhalten |
| Bewerber löschen | Datensatz wird dauerhaft gelöscht (nur mit entsprechenden Rechten) |
Das Löschen von Bewerbern ist unwiderruflich. Nutze stattdessen Ablehnen oder den DSGVO-Löschprozess, um Daten gesetzeskonform zu behandeln.
Pools im Talentpool (Talent Feature)
Wenn das Talentpool-Modul aktiviert ist, gibt es zusätzlich Talent-Pools für Kandidaten, die noch nicht aktiv beworben sind:
- Talente können in Pools organisiert und entwickelt werden
- Bei Bedarf können Talente direkt in Bewerber umgewandelt werden (→ Bewerber verwalten)
- Talent-Pools funktionieren nach denselben Prinzipien wie Bewerber-Pools
Häufige Pool-Strukturen
Ein typischer Einstellungsprozess mit Pools könnte so aussehen:
Jede Organisation definiert ihre eigene Pool-Struktur. inriva ist flexibel – du kannst beliebig viele Pools mit eigenen Workflows anlegen.
Etwas fehlt oder unklar?
support@inriva.com →