Häufige Fragen (FAQ)

Allgemeines

Was ist inriva?

inriva ist eine cloudbasierte Recruiting-Plattform (ATS + CRM) für Personaldienstleister. Sie hilft dir, Bewerbungen zu verwalten, Stellen zu veröffentlichen, Kandidaten zu betreuen und Kundenbeziehungen zu pflegen – alles in einem System.

Wie melde ich mich an?

Öffne deine inriva-URL im Browser und gib deine E-Mail-Adresse und dein Passwort ein. Beim ersten Login erhältst du eine Einladungs-E-Mail von deinem Administrator mit einem Link zur Passwortvergabe.

Ich habe mein Passwort vergessen – was nun?

Klicke auf der Login-Seite auf Passwort vergessen und gib deine E-Mail-Adresse ein. Du erhältst einen Link zum Zurücksetzen deines Passworts.

Welche Browser werden unterstützt?

inriva funktioniert mit allen aktuellen Browsern: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge und Safari. Wir empfehlen die jeweils aktuelle Version.

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Bewerbungen & Kandidaten

Wie lade ich einen Lebenslauf hoch?

Öffne das Bewerberprofil und klicke auf Dokument hochladen. Der integrierte KI-Parser liest den Lebenslauf automatisch aus und überträgt die Daten ins Profil.

Ich habe Dokumente ausgewählt – warum sind sie nicht in der Bewerbung?

Das Auswählen alleine reicht nicht: Du musst nach der Dateiauswahl noch auf den Button Hochladen klicken, damit die Dokumente wirklich übermittelt werden.

Kann ich mehrere Bewerbungen gleichzeitig bearbeiten?

Ja. In der Listenansicht kannst du mehrere Bewerbungen auswählen und gemeinsame Aktionen ausführen – z. B. Status ändern oder E-Mails versenden.

Wie versende ich eine Absage?

Setze den Status der Bewerbung auf Abgelehnt, wähle einen Ablehnungsgrund und klicke auf Absage senden. Das System schickt automatisch die hinterlegte E-Mail-Vorlage.

Was ist der Unterschied zwischen Kommentar und Interaktion?

Ein Kommentar ist eine interne Notiz, die nur deine Kollegen sehen. Eine Interaktion dokumentiert einen externen Kontakt mit dem Bewerber oder Kunden (E-Mail, Anruf, Gespräch) und wird im Kommunikationsprotokoll gespeichert.

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Stellen & Jobportale

Warum erscheint meine Stelle nicht auf dem Jobportal?

Prüfe folgendes:

• Status der Stelle ist Aktiv
• Die Stelle ist für das gewünschte Portal freigegeben (Einstellungen → Integrationen)
• Ablaufdatum liegt in der Zukunft

Die Übermittlung an Jobportale kann bis zu 24 Stunden dauern.

Der Arbeitsort auf dem Portal stimmt nicht – warum?

Der angezeigte Arbeitsort kommt aus dem Einsatzort der Stelle, nicht aus der Unternehmensadresse. Prüfe unter der Stelle den hinterlegten Einsatzort und passe dort die Ortsangabe an.

Wie deaktiviere ich eine Stelle?

Öffne die Stelle, setze den Status auf Inaktiv und speichere. Die Stelle wird automatisch aus allen verbundenen Portalen entfernt.

Kann ich eine Stelle duplizieren?

Ja. Öffne die Stelle und klicke auf Stelle duplizieren. Alle Felder werden übernommen – du kannst die Kopie anschließend anpassen.

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E-Mail & Kommunikation

Meine gesendeten E-Mails erscheinen nicht im System – warum?

Die E-Mail-Integration (Office 365 / Outlook) muss durch deinen Administrator eingerichtet sein. Ohne verbundenes Postfach können keine E-Mails über inriva synchronisiert werden. Sprich deinen Administrator an.

Was ist der Unterschied zwischen "Willkommens-E-Mail" und "Benachrichtigung an Bewerber"?

• Willkommens-E-Mail: Diese Mail enthält die Zugangsdaten (Passwort) für den Bewerber-Account. Sie ist eine Systemmail und kann nicht bearbeitet werden.
• Benachrichtigung an Bewerber: Das ist die Eingangsbestätigung nach dem Bewerbungseingang. Diese Vorlage kannst du unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen anpassen.

Können mehrere Nutzer dieselbe E-Mail-Vorlage verwenden?

Ja. E-Mail-Vorlagen unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen sind systemweit für alle Nutzer verfügbar. Persönliche Signaturen legt jeder Nutzer separat unter Einstellungen → Profil fest.

Was sind @Erwähnungen?

Mit @Name kannst du einen Kollegen in einer Interaktion oder einem Kommentar benachrichtigen. Die Person erhält eine Benachrichtigung und kann direkt zum betreffenden Eintrag springen.

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Exporte & Auswertungen

Der Excel-Export dauert sehr lange – ist das normal?

Ja, der Download kann bei größeren Datenmengen einen Moment dauern. Du kannst während des Downloads normal weiterarbeiten – der Download läuft im Hintergrund.

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Sicherheit & Datenschutz

Wie schützt inriva meine Daten?

inriva erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS) und auf europäischen Servern gespeichert. Der Zugriff auf Bewerberdaten ist über Rollen und Berechtigungen geregelt.

Wer hat Zugriff auf welche Daten?

Der Zugriff wird über Rollen gesteuert (Administrator, Recruiter, Disponent, Hiring Manager). Dein Administrator legt fest, welche Rolle welche Bereiche sehen und bearbeiten darf.

Wie lange werden Bewerberdaten gespeichert?

Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und eurer Datenschutzrichtlinie. Dein Administrator kann Aufbewahrungsfristen in den Systemeinstellungen konfigurieren. Abgelehnte Bewerber können auf Wunsch gelöscht werden.

Kann inriva für ISO 27001-zertifizierte Umgebungen genutzt werden?

inriva unterstützt sicherheitsbewusste Prozesse durch Rollen- und Rechtemanagement, Audit-Protokollierung und verschlüsselte Datenübertragung. Details zu technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) erhältst du auf Anfrage bei support@inriva.com.

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Technisches

Wie bekomme ich Support?

• E-Mail: support@inriva.com
• Kontakt: Deine inriva-Betreuung (Kontaktdaten in deiner Willkommens-E-Mail)

Kann ich inriva auf dem Smartphone nutzen?

inriva ist für den Desktop optimiert. Die wichtigsten Funktionen sind auch mobil über den Browser nutzbar, für den professionellen Einsatz empfehlen wir jedoch einen Desktop- oder Laptop-Browser.

Wo finde ich die Versionsnummer meiner Installation?

Klicke unten in der Hauptnavigation auf Info oder frag deinen Administrator. Die aktuelle Version wird dort angezeigt.