Bewerber absagen und Absage abbrechen

Eine Absage verschiebt eine Bewerbung in den Absagepool, setzt ihren Status auf abgesagt und plant die Absage-E-Mail an die Bewerberin oder den Bewerber. Solange die Absage-E-Mail noch nicht versendet wurde, kannst du sie zurückziehen.

Bewerbung absagen

In der Bewerberliste einer Stelle und auf der Bewerbungs-Detailseite findest du den Button Absagen.

1. Klicke auf Absagen
2. Bestätige im Dialog „Möchtest du diese Bewerbung absagen?"

Wenn in deiner Instanz Absagegrund abfragen aktiviert ist, öffnet sich vorher ein Auswahl-Dialog, in dem du den Grund aus der Liste wählst. Der Grund wird auf der Bewerbung gespeichert und steuert, in welchen Pool die Bewerbung verschoben wird und welche E-Mail-Vorlage versendet wird.

Nach der Bestätigung:

• Status wechselt auf abgesagt (durchgestrichen in der Liste)
• Bewerbung landet im passenden Absagepool
• Eine Aktivität wird angelegt, dass die Absage versendet wird
• In der Detailansicht erscheint der gelbe Hinweisbalken „Diese Bewerbung befindet sich im Absageprozess"

Absagegründe einrichten

Absagegründe pflegst du zentral. Pro Grund kannst du einen eigenen Pool und eine eigene E-Mail-Vorlage hinterlegen — so verschickst du z. B. einen freundlicheren Text bei „Position bereits besetzt" und einen sachlicheren Text bei „Anforderungsprofil nicht erfüllt".

1. Öffne Backend → Admin → Ablehnungsgründe
2. Klicke auf Neuer Ablehnungsgrund
3. Fülle die Felder aus:

4. Speichern

Pflichtfeld erzwingen

Damit Recruiter immer einen Grund auswählen müssen:

1. Einstellungen → Prozess öffnen
2. Absagegrund abfragen aktivieren
3. Speichern

Ist die Option aus, läuft die Absage ohne Grund-Dialog durch und nutzt den Standard-Absagepool plus die Standard-Vorlage WorkflowMailer.decline.

Absagepool einrichten

Der Absagepool ist der Zielpool für abgesagte Bewerbungen. Er ist nicht hardcoded — du legst ihn als normalen Pool mit dem Workflow-Typ decline an und verlinkst ihn in den Einstellungen.

Pool anlegen

1. Backend → Pools → Neuer Pool
2. Titel vergeben (z. B. „Abgesagt")
3. Workflow-Typ: Absage auswählen
4. Speichern

Als Standard-Absagepool setzen

1. Einstellungen → Prozess öffnen
2. Absagepool auf den eben angelegten Pool setzen
3. Abgeschlossen-Pool ggf. zusätzlich setzen (in diesen Pool wandert die Bewerbung nach dem E-Mail-Versand)
4. Speichern

Wartezeit

Zwischen Klick auf Absagen und tatsächlichem E-Mail-Versand liegt eine Wartezeit. Sie wird tenant-weit unter Einstellungen → Prozess → Standard Absage-Zeitraum in Werktagen eingestellt (Range 0–14 Werktage).

Wann macht eine Wartezeit Sinn?

• Wenn du Recruitern die Möglichkeit geben willst, Fehlentscheidungen zurückzunehmen
• Wenn Hiring Manager und Recruiter parallel arbeiten und gegenseitige Korrekturen vorkommen
• Wenn rechtliche Rücksprache zwischen Absage-Klick und Versand möglich sein soll

Wann setze die Wartezeit auf 0:

• Du hast einen sauberen 4-Augen-Prozess vor dem Absage-Klick (z. B. Vor-Freigabe im CRM)
• Bewerber sollen sofort Klarheit bekommen
• Du willst die „Absage abbrechen"-Funktion explizit deaktivieren

Mit 0 Werktagen entfällt die Wartezeit komplett: die Mail geht direkt nach dem Klick raus, und Absage abbrechen ist nicht mehr möglich.

Absage abbrechen

Solange die Absage-E-Mail noch nicht versendet wurde, kannst du den Absageprozess zurückziehen.

1. Öffne die abgesagte Bewerbung
2. Klicke im gelben Hinweisbalken auf Absage stornieren
3. Bestätige den Dialog „Wollen Sie den Absageprozess wirklich abbrechen?"

Alternativ findest du Absage stornieren auch im Aktionen-Menü der Bewerbung in der Stellenliste.

Nach dem Abbrechen:

• Status wechselt zurück auf eingegangen
• Bewerbung wird aus dem Absagepool entfernt
• In den Aktivitäten erscheint Absage wurde zurückgezogen
• Der gelbe Hinweisbalken verschwindet

Wann der Button verschwindet

Der Button Absage stornieren wird nur angezeigt, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

Standard-Berechtigung: Recruiter und Admins ja, Hiring Manager nein. Wenn du den Button vermisst, sprich deinen Workspace-Admin an.

Tipps

• Bulk-Absagen: In der Bewerberliste einer Stelle kannst du mehrere Bewerbungen markieren und gemeinsam absagen. Das Abbrechen einer Absage geht immer nur einzeln pro Bewerbung.
• Auswertung: Unter Auswertungen → Candidate Experience findest du eine Auswertung „Absagen nach Grund" über die letzten 3 Monate — Voraussetzung ist, dass Absagegründe konsequent ausgewählt werden.
• Aktivitätenverlauf: Absage, Pool-Wechsel, Stornierung und tatsächlicher E-Mail-Versand werden alle im Aktivitätenverlauf der Bewerbung protokolliert. Damit ist nachvollziehbar, wer wann was gemacht hat.
• Grund nachträglich ändern: Solange die Mail nicht raus ist, kannst du die Absage stornieren, einen anderen Grund wählen und erneut absagen.