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Synthflow KI-Telefonassistent

Automatisierte Inbound- und Outbound-Telefonate mit KI-Sprachassistent — verknüpft mit inriva.

Mit Synthflow kannst du einen KI-Telefonassistenten einrichten, der automatisch Anrufe entgegennimmt und ausgehende Gespräche führt — direkt verknüpft mit deinen Bewerber- und Kundendaten in inriva.

So funktioniert es

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                             │
│   INBOUND (Anruf kommt rein)                                │
│                                                             │
│   Anrufer ──→ Synthflow ──→ Rufnummer in inriva prüfen      │
│                  │              │                            │
│                  │         ┌────┴────────────────┐           │
│                  │         │  Bewerber erkannt?   │           │
│                  │         │  → Status, Termine   │           │
│                  │         │  → nächste Schritte  │           │
│                  │         └────┬────────────────┘           │
│                  │         ┌────┴────────────────┐           │
│                  │         │  Kontakt erkannt?    │           │
│                  │         │  → Anfragen-Status   │           │
│                  │         │  → Weiterleitung     │           │
│                  │         └─────────────────────┘           │
│                  │                                           │
│                  ▼                                           │
│   Gesprächsprotokoll automatisch in inriva anlegen          │
│                                                             │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│   OUTBOUND (Automatische Anrufe)                            │
│                                                             │
│   inriva ──→ Synthflow ──→ Bewerber anrufen                 │
│                  │                                          │
│                  ├── Terminbestätigung                       │
│                  ├── Erinnerung an fehlende Unterlagen       │
│                  ├── Status-Update nach Bewerbung            │
│                  └── Absage mit Feedback                     │
│                                                             │
│   Ergebnis automatisch in inriva protokollieren             │
│                                                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Inbound: Anrufe automatisch beantworten

Wenn ein Anruf auf eurer Synthflow-Nummer eingeht:

  1. Rufnummer wird in inriva abgeglichen — ist die Nummer einem Bewerber oder Kontakt zugeordnet?
  2. Bewerber erkannt: Der KI-Assistent kann automatisch Auskunft geben:
    • Aktueller Bewerbungsstatus
    • Nächster Termin (Vorstellungsgespräch, Probetag)
    • Fehlende Unterlagen
    • Ansprechpartner und Durchwahl
  3. Kontakt/Kunde erkannt: Weiterleitung an den zuständigen Disponenten oder Vertriebsmitarbeiter
  4. Unbekannte Nummer: Allgemeine Begrüßung, Anliegen aufnehmen, Rückruf vereinbaren

Outbound: Automatisierte Anrufe

Synthflow kann auch ausgehende Anrufe im Auftrag von inriva führen:

AnwendungsfallBeschreibung
Terminbestätigung"Hallo Frau Müller, ich rufe an um Ihren Termin am Donnerstag um 10 Uhr zu bestätigen."
Unterlagen-Erinnerung"Uns fehlen noch Ihre Zeugnisse. Können Sie diese bis Freitag nachreichen?"
Status-Update"Ihr Profil wurde an unseren Kunden weitergeleitet. Wir melden uns innerhalb von 3 Werktagen."
AbsageIndividuelle Absage mit Feedback-Option

Einrichtung

1. Synthflow-Konto erstellen

Registriere dich unter synthflow.ai und erstelle einen neuen Assistenten.

2. Telefonnummer einrichten

  • Inbound: Synthflow stellt eine dedizierte Telefonnummer bereit (oder portiert eure bestehende Nummer)
  • Outbound: Konfiguriere die Absendernummer (Caller-ID) für ausgehende Anrufe

3. inriva-Anbindung konfigurieren

Die Verbindung zwischen Synthflow und inriva wird über die inriva API hergestellt:

  • Bewerber- und Kontaktdaten werden per API abgefragt
  • Gesprächsprotokolle werden automatisch als Interaktion in inriva angelegt
  • Termine und Status-Updates werden in Echtzeit synchronisiert

Die Einrichtung der Synthflow-Integration wird gemeinsam mit dem inriva-Support durchgeführt. Wir helfen euch bei der Konfiguration des Assistenten, der API-Anbindung und dem Feintuning der Gesprächsskripte.

4. Gesprächsskripte anpassen

Der KI-Assistent kann mit individuellen Skripten konfiguriert werden:

  • Begrüßung und Tonalität an euer Unternehmen anpassen
  • Branchenspezifische Fragen (z.B. Verfügbarkeit, Führerschein, Schichtbereitschaft)
  • Eskalationsregeln: Wann wird an einen menschlichen Mitarbeiter weitergeleitet?

Datenschutz

  • Alle Gespräche werden DSGVO-konform verarbeitet
  • Gesprächsaufzeichnungen nur mit expliziter Einwilligung
  • Daten werden auf EU-Servern gespeichert
  • Bewerber werden zu Beginn des Gesprächs informiert, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen

Kosten

Die Synthflow-Integration wird nach Gesprächsminuten abgerechnet. Die genauen Konditionen besprecht ihr direkt mit eurem inriva-Ansprechpartner.

Interesse? Kontaktiere uns unter support@inriva.com — wir richten die Integration gemeinsam mit euch ein.

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