E-Mails & Signaturen
E-Mail-Signaturen einrichten, Vorlagen mit Platzhaltern erstellen und Office 365-Postfach verknüpfen.
Deine persönliche Signatur
Deine Signatur erscheint automatisch unter jeder E-Mail, die du aus inriva heraus versendest.
Signatur einrichten
- Klicke oben rechts auf dein Profilbild
- Wähle Einstellungen → Profil
- Scrolle zum Abschnitt E-Mail-Signatur
- Trage deinen Text ein (HTML-Formatierung wird unterstützt)
- Klicke auf Speichern
Typischer Aufbau einer Signatur:
Deine persönliche Signatur gilt nur für E-Mails, die du selbst verfasst oder weiterleitest. Automatisch versendete Systemmails (z. B. Eingangsbestätigung) nutzen eine separate Systemsignatur, die vom Administrator konfiguriert wird.
E-Mail aus dem System senden
Du kannst E-Mails direkt aus inriva heraus versenden:
Aus der Bewerberkarte
- Öffne die Bewerberkarte
- Klicke auf E-Mail schreiben (Briefumschlag-Symbol)
- Betreff und Empfänger sind vorbelegt
- Wähle optional eine Vorlage aus
- Schreibe deine Nachricht und klicke auf Senden
Aus der Kundenkarte
- Öffne die Kundenkarte oder einen Kontakt
- Klicke auf E-Mail schreiben
- Gehe wie oben vor
Gesendete E-Mails werden automatisch als Interaktion in der Karte gespeichert.
E-Mail-Postfach verknüpfen (Office 365)
Falls dein Unternehmen Office 365 nutzt, kann dein Postfach mit inriva verbunden werden. Damit werden:
- Gesendete E-Mails aus inriva in deinem Outlook-Postausgang angezeigt
- Eingehende Antworten automatisch der richtigen Bewerberkarte oder Kundenkarte zugeordnet
Die Einrichtung der Office 365-Verbindung erfolgt einmalig durch deinen Administrator. Details findest du unter Integrationen → Office 365.
E-Mail-Vorlagen
Vorlagen sparen Zeit bei wiederkehrenden E-Mails. Administratoren legen Vorlagen an, die alle Nutzer verwenden können.
Vorlage verwenden
- Öffne das E-Mail-Fenster
- Klicke auf Vorlage auswählen
- Wähle die gewünschte Vorlage – der Text wird eingefügt
- Passe den Text bei Bedarf an
- Sende die E-Mail
Platzhalter in Vorlagen
Vorlagen können dynamische Felder enthalten, die beim Senden automatisch befüllt werden:
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{{Bewerber_Name}} | Vor- und Nachname des Bewerbers |
{{Bewerber_Vorname}} | Nur Vorname |
{{Stelle_Titel}} | Titel der Stelle |
{{Unternehmen}} | Name deines Unternehmens |
{{Absender_Name}} | Dein Name (E-Mail-Absender) |
{{Datum}} | Aktuelles Datum |
{{Link_Bewerbungsportal}} | Link zum Bewerbungsportal |
Platzhalter müssen exakt wie oben geschrieben werden (geschweifte Klammern, keine Leerzeichen). Falsch geschriebene Platzhalter erscheinen unverändert im versendeten Text.
Neue Vorlage erstellen (Administrator)
- Navigiere zu Einstellungen → E-Mail-Vorlagen
- Klicke auf Neue Vorlage
- Gib einen Namen und den Betreff ein
- Verfasse den E-Mail-Text mit Platzhaltern
- Wähle den Typ: Bewerber-Kommunikation oder interne Benachrichtigung
- Klicke auf Speichern
Systemmails (nicht bearbeitbar)
Einige E-Mails werden automatisch vom System versendet und können nicht individuell angepasst werden:
| Systemmail | Zeitpunkt |
|---|---|
| Willkommens-E-Mail | Beim Anlegen eines neuen Benutzerkontos |
| Passwort-Reset | Wenn ein Nutzer "Passwort vergessen" klickt |
| Einladungslink | Bei der Benutzereinladung durch den Administrator |
Diese Mails enthalten grundlegende Zugangsdaten und können aus Sicherheitsgründen nicht über die Vorlagenverwaltung bearbeitet werden. Änderungen an Absendeadresse oder Footern nimmt dein inriva-Ansprechpartner vor.
E-Mail nicht angekommen?
Falls eine gesendete E-Mail den Empfänger nicht erreicht:
- Prüfe unter Interaktionen in der Bewerberkarte, ob die E-Mail als gesendet vermerkt ist
- Prüfe, ob die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt eingetragen ist
- Bitte den Empfänger, den Spam-Ordner zu prüfen
Für technische Zustellprobleme wende dich an deinen Administrator oder an support@inriva.com.
Etwas fehlt oder unklar?
support@inriva.com →