Outlook-Integration

Wenn du Microsoft 365 nutzt, kannst du inriva mit deinem Outlook-Kalender koppeln. Termine werden dann in beide Richtungen synchronisiert und Teams-Einwahllinks entstehen automatisch.

Was die Integration kann

• Kalender-Sync: Termine, die du in inriva anlegst, landen in deinem Outlook-Kalender.
• Konflikt-Prüfung: Beim Termin-Anlegen blendet inriva dir Konflikte mit bestehenden Outlook-Terminen ein.
• Teams-Link: Für Teams-Meetings erzeugt Microsoft automatisch den Einwahllink.
• Einladung mit Outlook-Versand: Die E-Mail-Einladung kommt aus deinem Outlook-Postfach (statt aus dem inriva-System-Postfach).
• Antworten auswerten: Zu- oder Absagen der Eingeladenen erscheinen direkt im Termin.

Einrichten

Die Kopplung machst du einmal pro Benutzer in deinen Einstellungen.

1. Öffne Einstellungen → Integrationen.
2. Klicke bei Microsoft 365 auf Verbinden.
3. Melde dich mit deinem Firmenkonto an und bestätige die Berechtigungen.
4. Nach der Rückkehr zu inriva erscheint dein Postfach mit einem grünen Häkchen.

Termin mit Outlook-Sync anlegen

Sobald die Integration steht, läuft das Anlegen fast wie gewohnt:

1. Lege einen neuen Termin an (siehe Termin anlegen).
2. Wähle als Location-Typ Microsoft Teams – das Feld für den Link wird ausgegraut (Teams erzeugt den Link gleich selbst).
3. Setze den Haken „Als Outlook-Termin anlegen" (standardmäßig gesetzt, sobald du verbunden bist).
4. Speichern → inriva legt den Termin in deinem Outlook an und verschickt die Einladung.

Antworten der Eingeladenen

Nach dem Versand siehst du im Termin-Detail den Status der Teilnehmer:

Der Status aktualisiert sich automatisch, sobald Outlook/Teams die Antwort an Microsoft gemeldet hat – meist innerhalb weniger Minuten.

Verschieben oder absagen

Wenn du einen gekoppelten Termin in inriva verschiebst oder absagst, synchronisiert inriva das auch in deinen Outlook-Kalender – und die Teilnehmer bekommen die entsprechende Update- oder Absage-Mail von Microsoft.

Trennen

Wenn du die Verbindung beenden willst:

1. Öffne Einstellungen → Integrationen → Microsoft 365.
2. Klicke Trennen.
3. Bestätige.

Nach dem Trennen bleiben vorhandene Termine in inriva erhalten, neue Termine werden aber nicht mehr synchronisiert.

Tipps

• Ein eigener Ressourcen-Kalender für Besprechungsräume? Der kann über den Admin als geteilter Kalender hinterlegt werden – frag deinen Admin.
• Abwesenheiten respektieren: Setze deine Abwesenheit im Outlook, dann blockiert inriva den Zeitraum im Termin-Picker automatisch.
• Fehlermeldung „Tenant mismatch"? Das passiert, wenn dein Microsoft-Konto zu einem anderen Azure-Tenant gehört als der in inriva konfigurierte. Wende dich an deinen Admin.