Erste Schritte
So meldest du dich in der Onboarding-Plattform an, richtest deinen Mandanten ein und gibst den ersten Fragebogen frei.
Diese Seite begleitet dich vom ersten Login bis zum ersten freigegebenen Personalfragebogen. Alles, was hier beschrieben ist, machst du genau einmal pro Mandant.
1. Anmelden
Nach der Freischaltung bekommst du eine Einladungs-Mail mit einem Link auf deine Plattform-Adresse. Setze dort dein Passwort und melde dich an.
Verwendest du Microsoft 365 oder Google Workspace? Sprich uns auf Single-Sign-On (SSO) an — wir richten es im Pilot kostenfrei für dich ein.
2. Mandanten einrichten
Beim ersten Login landest du im Bereich Installation. Hier hinterlegst du die Eckdaten deines Unternehmens:
| Feld | Beispiel | Hinweis |
|---|---|---|
| Firmenname | Muster GmbH | Erscheint im Fragebogen-Header und PDF |
| Logo | PNG, mind. 200 px Höhe | Wird in den Fragebogen und ins PDF eingebunden |
| Primärfarbe | #187fb5 | Farbe für Buttons, Akzente, Druck-Logo |
| Rechtsform und Anschrift | siehe Handelsregister | Pflicht für die Datenschutz-Hinweise im Fragebogen |
| Datenschutz-Ansprechpartner | Name, E-Mail | Wird im Fragebogen verlinkt |
Nach dem Speichern bist du startklar — alle weiteren Seiten greifen auf diese Werte zurück.
3. Stammdaten anlegen
Im Bereich Stammdaten hinterlegst du die Auswahllisten, aus denen die Mitarbeitenden später wählen. Häufig pflegst du:
- Niederlassungen / Standorte
- Kostenstellen
- Tätigkeiten / Berufsgruppen
- Abteilungen oder Teams
Du kannst Stammdaten jederzeit erweitern. Bestehende Einträge bleiben gültig, auch wenn du später Felder hinzufügst.
Hast du Stammdaten bereits in deiner Lohnsoftware? Sprich uns auf einen Initial-Import an — typische Formate (CSV, DATEV-Export, BMD-Liste) übernehmen wir einmalig.
4. Formular konfigurieren
Im Bereich Formular-Einstellungen entscheidest du, welche Felder im Eintrittsfragebogen erscheinen, welche Pflicht sind und welche Sprachen angeboten werden. Details dazu in Formular konfigurieren.
5. Übergabe an die Lohnsoftware konfigurieren (optional)
Wenn du den fertigen Fragebogen direkt an deine Lohnsoftware übergeben willst, hinterlegst du im Bereich Einstellungen das Zielsystem.
| Zielsystem | Format | Status |
|---|---|---|
| DATEV LODAS | ASCII-Import | 🟡 Pilot |
| BMD NTCS | CSV / Fleximport | 🔜 in Arbeit |
| Landwehr L1 | API | 🔜 in Arbeit |
| zvoove | API | 🔜 in Arbeit |
| Eigenes System (CSV / Webhook) | konfigurierbar | ✅ produktiv |
Übergaben sind optional — du kannst auch nur das signierte PDF erzeugen und manuell in deine Lohnsoftware einlesen.
6. Ersten Fragebogen freigeben
Im Dashboard legst du einen neuen Fragebogen an. Dabei vergibst du:
- Name des neuen Mitarbeitenden (Vor- und Nachname)
- E-Mail oder Mobilnummer — der Einladungs-Link wird hierhin verschickt
- Sprache — wird vorausgewählt, der Mitarbeiter kann sie ändern
- Eintrittsdatum — vorausgefüllt im PDF
Nach dem Speichern bekommt der Mitarbeitende einen Link auf den mobilen Fragebogen. Sobald er fertig ist, taucht der Eintrag im Dashboard mit Status „Abgeschlossen" auf.
Tipps
- Test-Fragebogen — lege dir einen Test-Eintrag mit deiner eigenen E-Mail an, um den Bewerber-Flow einmal selbst durchzulaufen
- Logo-Größe — quadratische Logos wirken im mobilen Header am besten
- Sprachen aktivieren erst, wenn du Mitarbeitende dafür hast — pro aktivierter Sprache musst du Datenschutz-Texte und Hilfetexte einmalig prüfen
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